Objetivo
En la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Información Personal (“Política”) se establecen los derechos y responsabilidades de los Titulares de la información, así como los deberes y compromisos de la Fundación para la Conservación y el Desarrollo Sostenible – FCDS en la utilización de dicha información.
Asimismo, esta Política contiene los principios y parámetros generales que deben observarse en el tratamiento de datos personales por parte de la FCDS o de cualquier funcionario y/o colaborador de esta o de terceros que esta designe como encargado.
Por lo anterior, los Titulares deben leer previo a entregar su información personal, detallada y cuidadosamente esta Política. Los términos y condiciones señalados en la presente aplicarán para los datos personales suministrados físicamente así como a través de mecanismos no presenciales (el sitio web, sistemas de información, correos electrónicos, etc.) de la FCDS, razón por la cual se recomienda estar al tanto de los mismos antes de utilizar o consultar con la FCDS; de no estar de acuerdo con la presente Política, los Titulares deberán abstenerse de utilizar los sistemas de información de FCDS o de proporcionar sus datos a la Fundación.
Alcance
La presente Política será aplicable al tratamiento de datos de proveedores, contratistas, colaboradores, beneficiarios y/o terceros cuyos datos personales hayan sido recolectados por la FCDS a través de diferentes medios que podrán ser mecanismos presenciales o no presenciales.
Glosario
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento por parte de la FCDS o de un tercero encargado por ésta.
- Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la FCDS.
- Información/Datos Personales/Datos: se refiere a cualquier información procesada por la FCDS que identifica a una persona, o que puede razonablemente ser utilizada para identificar una persona, ya sea directa o indirectamente, sola o combinada con otros datos.
- Responsable del Tratamiento: es la Fundación para la Conservación y el Desarrollo Sostenible.
- SIC. Superintendencia de Industria y Comercio.
- Tercero. La persona física o moral, nacional o extranjera distinta del Titular o de la Fundación.
- Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. La presente Política se referirá al Titular como el Usuario cuando se trata de información personal recopilada a través de la página web de la FCDS.
- Transferencia. Actividad que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales envía información o datos personales a un tercero que actuará como Responsable de los datos y que podrá estar dentro o fuera del país.
- Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, teniendo por objeto que se realice el Tratamiento por parte de un Encargado por cuenta del Responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principios
El Tratamiento de Datos Personales se regirá, además de lo establecido en este documento, por los principios generales de tratamiento de datos personales consagrados en la Ley 1581 de 2012, los cuales se describen continuación:
Principio de finalidad: el Tratamiento de Datos Personales que realice la FCDS, o cualquiera de los terceros a los que se refiere la presente Política, deberá obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la regulación aplicable, y ser en todo momento informada al titular de la información.
Principio de libertad: a fin de realizar cualquier actividad de Procesamiento de Datos Personales siempre se requerirá el consentimiento, previo, expreso e informado del titular.
Principio de veracidad o calidad: toda la información que recolecte la FCDS o los terceros a quienes ésta encargue el tratamiento, deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Bajo ninguna circunstancia se podrán tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: en todo momento se deberán garantizar los derechos al Titular de los Datos Personales consagrados en la regulación local aplicable.
Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y de las disposiciones de las leyes locales aplicables. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Principio de seguridad: en todo momento, los Datos Personales que recoja la FCDS, o cualquier tercero en su nombre, se manejará bajo estrictas medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: todos a quienes aplica esta Política estarán obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Datos personales objeto de tratamiento
La FCDS, organización titular del sitio web www.fcds.org.co, podrá obtener y conservar la siguiente información acerca de los visitantes de su sitio web o de otros medios presenciales o no presenciales por medio de los cuales haya recolectado información personal:
La fecha y hora de acceso a nuestro sitio web. Ello nos permite averiguar las horas de más afluencia, y hacer los ajustes precisos para evitar problemas de saturación en nuestras horas pico.
La dirección de Internet desde la que partió el link que dirige a nuestro web. Gracias a esto podemos conocer la efectividad de los distintos enlaces que apuntan a nuestro servidor, con el fin de potenciar los que ofrezcan mejores resultados e identificar posibles aliados.
El número de visitantes diarios de cada sección. Ello nos permite conocer las áreas de más interés y aumentar y mejorar su contenido, con el fin de que los Usuarios obtengan un resultado más satisfactorio.
Nombre y apellidos, género, estado civil, edad, domicilio, región, país, ciudad, código postal, número de teléfono fijo, número de teléfono móvil, dirección, dirección de correo electrónico, direcciones de redes sociales, profesión, empleo, tipo de vinculación laboral, organización en la que trabaja, dirección y teléfonos de la organización en la que trabaja. Esta información es agrupada en datos básicos y personales y experiencia profesional.
Finalidades del tratamiento de datos personales
De acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás decretos reglamentarios, las normas concordantes, el Titular deberá autorizar en forma previa, expresa e informado a la FCDS, la recolección, almacenamiento, depuración, uso, análisis, circulación, actualización y cruce con información propia o de terceros, en cualquier tecnología conocida o por conocer, de los Datos Personales aportados en el momento de su registro, o cualquier otro facilitado a la FCDS para las siguientes finalidades:
- Proporcionarle información relacionada con las actividades de la FCDS;
- El envío de documentos o información relacionada con la FCDS;
- Para la vinculación de colaboradores y proveedores y/o contratistas;
- Para vinculación de beneficiarios y su participación;
- Cumplir con las obligaciones contraídas con los Titulares de los Datos Personales;
- Desarrollo de las actividades que tenga con los titulares de la información;
- Realizar actividades propias de su objeto social;
- Atender y gestionar las solicitudes y sugerencias realizadas por los Titulares;
Compartir y Transmitir datos a terceros proveedores de servicios que se encarguen del Tratamiento de los Datos, quienes podrán almacenar, tratar, proteger y mantener los Datos Personales entregados. En estos casos se informará a los Titulares los datos de contacto del tercero Encargado del Tratamiento de los Datos;
Los Datos Personales de los Titulares podrán ser divulgados por parte de la FCDS a fin de brindar la información a las entidades gubernamentales cuando estas así lo soliciten, dar cumplimiento a las normas tributarias; y atender requerimientos administrativos y judiciales, pudiendo ser entregados para estos fines a abogados y asesores externos, o auditores.
En el caso de información personal recopilada a través de Sistemas de Información, dicha información podrá usarse para agregar al titular de la información a las listas de suscripción de correo electrónico, analizar tendencias y estadísticas, mejorar la operación del sitio web, brindar contenido y anuncios, y enviar materiales de información sobre la FCDS.
Cuando tenga acceso a algunos de los servicios del sitio web (descarga de videos, consulta de información, suscripción, foros, chats, webinars), para (i) Informar sobre las tendencias y avances del periodismo latinoamericano y mundial. (ii) Dar a conocer actividades, productos y servicios de la FCDS y/o sus aliados estratégicos, a través de cualquier medio de información conocido o por conocer. (iii)Desarrollar análisis estratégicos para procesos de planeación de la FCDS (iv)Verificar la identidad del Usuario y realizar procesos de selección a diferentes tipos de actividades (v) Responder cualquier pregunta y procesar cualquier comentario que el Usuario pueda realizar (vi) Gestionar tareas de administrativas, registrar proveedores y clientes para expedir facturas, órdenes de compra, contratos, y para hacer pagos.
Se podrá tratar para las finalidades adicionales que se incorporen en cualquiera de los avisos de privacidad.
Autorización del tratamiento de datos personales
La FCDS recopilará información personal, la cual es objeto de Tratamiento con previa autorización expresa del Titular de la información en la cual se le informará, la forma de Tratamiento, la descripción de las Finalidades del Tratamiento, sus derechos junto con la forma y el canal para ejercerlos.
Prueba de la autorización
Mediante mecanismos físicos y tecnológicos se implementarán y adoptarán las acciones necesarias tendientes a mantener y conservar de forma idónea la autorización de Tratamiento de datos personales otorgada por los Titulares de la información.
Derechos de los titulares
De acuerdo con la legislación colombiana vigente los Titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y solicitar la rectificación de datos frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
- Solicitar prueba del otorgamiento de la presente autorización; salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
- Ser informado por la FCDS del uso que ha hecho de sus datos personales.
- Revocar en cualquier momento la autorización de inclusión de sus datos personales en las bases de datos de la FCDS y/o solicitar su supresión cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Solicitar sin costo alguno acceso a sus datos personales previamente autorizados.
Tratamiento de los datos personales
El Responsable del Tratamiento de datos es la FCDS y como encargado de dicho Tratamiento podrá haber terceros proveedores de servicios contratados directamente por la FCDS, compañías e individuos que podrán realizar servicios en nombre de la FCDS, tales como: envío de correos electrónicos, e-marketing, limpieza de bases de datos y determinación y preferencias de consumo, almacenamiento de los Datos Personales, y/o cualquier otro tipo de actividad que la FCDS le encargue e impliquen el Tratamiento de información personal.
La FCDS y los terceros proveedores de servicios deberán tratar la información personal dentro del ámbito y para los fines comprendidos en el presente ítem, de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás decretos reglamentarios y las normas que los modifiquen sobre protección de datos personales, y conforme con la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales. De ser encargado a un tercero el Tratamiento de los datos personales, constará la referencia de los datos de identificación de estos terceros a quienes se encargue el Tratamiento.
Ejercicio de derechos
Para el ejercicio de sus derechos, los Titulares tendrán a su disposición los medios de comunicación adecuados. En este sentido, dentro de la FCDS existe un área encargada de velar por el cumplimiento de la presente Política, la cual atenderá además las consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales en ejercicio de sus derechos. Dicha área podrá ser contactada a la línea de atención: (+571) 7443025 en Bogotá, Colombia, o escribiendo al correo electrónico contactenos@fcds.org.co, por escrito a la carrera 70C # 48-29, Bogotá, Colombia, señalando el asunto “Tratamiento de Datos Personales”
Consultas
El Titular o su representante podrá consultar la información personal del Titular entregada a la FCDS, para lo cual deberá formular una solicitud por el medio habilitado por la FCDS.
La FCDS deberá atender la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma; cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
El Titular o su representante podrán solicitar la corrección, actualización o supresión, presentando un reclamo el cual deberá ser tramitado mediante solicitud escrita que contenga los siguientes datos:
- Identificación del Titular
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
- Dirección de correspondencia del Titular
- Documentos soporte de la solicitud
La FCDS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, que aporte documentos adicionales, en los casos en que resulte incompleta la solicitud.
Dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Recibido el reclamo, se incluirá dentro de los dos (2) días siguientes a la recepción del reclamo una nota dentro de la base de datos respectiva, en donde se establezca que un reclamo se encuentra en curso.
La FCDS, o quien corresponda, atenderá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atenderlo en ese término, se informará al interesado, y se informarán las razones de la demora, y se dará respuesta en un término de máximo ocho (8) días.
Los Titulares podrán en todo momento rectificar, conocer y actualizar sus datos, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
De conformidad con la Ley, la FCDS podrá negar el acceso a los Datos Personales o la revocatoria de la autorización o la solicitud de supresión de un dato en los siguientes casos:
- Cuando el solicitante no sea el Titular de los Datos Personales, o el causahabiente, o el representante legal no esté debidamente acreditado para ello;
- Cuando el solicitante no sea una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o no medie orden judicial.
- Cuando el Titular tenga un deber legal de permanecer en la base de datos.
- Cuando en su base de datos, no se encuentren los datos personales del solicitante;
- Cuando se lesionen los derechos de un Tercero;
- Cuando exista un impedimento legal, o la resolución de una autoridad competente, que restrinja el acceso o los datos personales, o no permita la rectificación, cancelación u oposición de los mismos; y
- Cuando la rectificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada.
De existir algún reclamo sin solucionar, se acompañarán los datos personales registrados del Titular con la siguiente leyenda: “Reclamo en Trámite”. El Titular de los datos personales sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante FCDS.
Medidas de seguridad en el tratamiento de información personal
La FCDS almacenará la información del Titular de manera segura y, por lo tanto, tomará todas las medidas de precaución para proteger su información contra adulteraciones, pérdidas, consultas, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los subcontratistas y proveedores de que de una u otra forma accedan a datos personales de Usuarios por razón de algún encargo especial (Encargado del Tratamiento) están obligados contractualmente a mantener dicha información confidencialmente y no podrán utilizar esta información para ningún otro fin.
Tratamiento de datos personales menores de 18 años
La FCDS no desea recopilar datos personales de menores de 18 años. Sin embargo, si los padres u otro tutor legal descubre que los niños bajo su supervisión han suministrado información personal a la FCDS sin su autorización, y desean eliminarla, pueden contactar a la FCDS para que esta les instruya de forma inmediata sobre cómo eliminarla.
Sin embargo, en caso de ser imperativo tratar datos personales de menores de 18 años, se obtendrá la autorización previa y expresa de ambos padres y/o representantes legales del menor, especificando la finalidad del Tratamiento a la que será sometida de la información recolectada por el Responsable.
Transferencia transfronteriza de datos personales
En la recolección, Tratamiento y Procesamiento de Información Personal FCDS podrá transferir la Información Personal a terceros relacionados con actividades tratamiento, entidades que podrán estar ubicadas en jurisdicciones diferentes a la colombiana. Cuando esa transferencia deba hacerse a entidades ubicadas en otros países donde no existan normas equivalentes a las de Colombia sobre privacidad y protección de los datos, FCDS le pedirá al titular de la información su consentimiento para efectuar tales transferencias, todo de acuerdo con la presente Política y con sujeción a los requisitos establecidos en la legislación colombiana sobre el particular. FCDS podrá encargar el tratamiento de Datos Personales a terceros quienes deberán realizarlo bajo esta Política y bajo sus propias políticas las cuales no podrán contradecir a la presente.
Requerimientos de las autoridades
La FCDS cooperará con las autoridades competentes para garantizar el cumplimiento de las leyes, en materia de protección de la propiedad intelectual, prevención del fraude y otras materias.
El Usuario del sitio web www.fcds.org.co autoriza expresamente a la FCDS a suministrar cualquier Información Personal sobre él, con la finalidad de dar cumplimiento a cualquier requerimiento de autoridad competente, y con el fin de cooperar con las autoridades competentes en la medida en que discrecionalmente lo entendamos necesario y adecuado en relación con cualquier investigación de un ilícito o un fraude, infracción de derechos de propiedad intelectual, u otra actividad que sea ilegal o que pueda exponer a la FCDS a cualquier responsabilidad legal. Además, el Usuario autoriza a la FCDS a comunicar su nombre y apellidos, domicilio, ciudad, región, código postal, país, número de teléfono, dirección de correo electrónico, y nombre de su compañía a las autoridades competentes, en relación con la investigación de fraude, infracción de derechos de propiedad intelectual, piratería, o cualquier otra actividad ilegal.
La presente Política de Tratamiento de Información tiene fue revisada en mayo de 2017 y estará vigente el tiempo que sea necesario para la consecución de las finalidades mencionadas en esta Política, y para las cuales fueron recolectadas los datos.
Términos de uso del sitio web
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